Jak napisać do influencera o współpracę: szablon wiadomości i najczęstsze błędy

Do influencera o współpracę pisze się krótko i konkretnie: przedstaw markę jednym zdaniem, powiedz, dlaczego piszesz akurat do tej osoby, opisz dokładnie czego oczekujesz (format, liczba materiałów, termin), podaj formę i wysokość wynagrodzenia lub wartość barteru, i zapytaj o dostępność. Cała wiadomość powinna mieścić się w pięciu do ośmiu zdaniach i zawierać konkretną kwotę albo konkretny produkt. Wiadomości bez liczb zostają bez odpowiedzi.

Co musi zawierać pierwsza wiadomość do influencera

Twórca z 30 000 obserwujących dostaje takich wiadomości kilkanaście tygodniowo i większość z nich wygląda identycznie: "Cześć, jesteśmy marką X, chętnie nawiążemy współpracę, daj znać, jeśli jesteś zainteresowana". Taka wiadomość nie daje podstawy do żadnej decyzji, więc ląduje na końcu kolejki. Poniżej sześć elementów, które zmieniają ją w konkretną propozycję.

Kolejność też ma znaczenie. Najważniejsza informacja, czyli co twórca dostaje i co ma zrobić, powinna pojawić się w pierwszych trzech zdaniach, bo w wiadomości prywatnej widać tylko początek, zanim ktoś zdecyduje się rozwinąć całość.

Szablon wiadomości: współpraca płatna

Poniższy wzór działa przy pierwszym kontakcie z twórcą mikro. Skopiuj go i podmień to, co w nawiasach kwadratowych. Zachowaj długość, bo dłuższa wersja obniża odsetek odpowiedzi.

Cześć [imię], piszę z [marka], robimy [jedno zdanie o produkcie]. Śledzę Twój profil od [konkret: materiał, seria, temat] i myślę, że nasz [produkt] pasuje do tego, co pokazujesz.

Chcielibyśmy zamówić [1 rolkę i 2 relacje] na Instagramie, publikacja w [tydzień 12 do 16 sierpnia]. Budżet po naszej stronie to [800 zł] netto, rozliczenie na podstawie [faktury albo umowy o dzieło], płatność 14 dni od publikacji. Materiał oznaczamy jako reklamę zgodnie z wytycznymi UOKiK, dokładne brzmienie prześlemy w briefie.

Czy ten termin jest u Ciebie realny? Jeśli tak, odsyłam brief i umowę.

Podanie kwoty w pierwszej wiadomości to najczęstszy punkt sporny w działach marketingu. Argument za jest prosty: bez kwoty rozmowa i tak sprowadzi się do pytania o budżet, tylko dwa dni później. Jeśli nie znasz rynkowych widełek, sprawdź je zanim napiszesz, bo propozycja mocno poniżej stawki bywa odbierana jako brak szacunku dla pracy twórcy. Orientacyjne przedziały zebraliśmy na stronie influencer marketing cena, a sposób prowadzenia dalszej rozmowy w tekście jak negocjować stawkę z influencerem.

Szablon wiadomości: współpraca barterowa

Przy barterze zmienia się jedna rzecz, ale kluczowa: zamiast kwoty podajesz produkt i jego wartość rynkową. Bez wartości twórca nie ma jak ocenić, czy propozycja pokrywa jego czas.

Cześć [imię], piszę z [marka]. Chcemy wysłać Ci [konkretny produkt, wariant] o wartości [420 zł] w zamian za [1 post i 1 relację] na Instagramie, z publikacją do [30 dni od otrzymania paczki].

Produkt zostaje u Ciebie, nie prosimy o zwrot. Materiał oznaczamy jako reklamę, brzmienie oznaczenia prześlemy razem z briefem. Jeśli wolisz współpracę płatną albo barter z dopłatą, napisz swoją stawkę, jesteśmy otwarci.

Wysyłam paczkę, czy wolisz najpierw zobaczyć brief?

Zdanie o gotowości do dopłaty robi więcej niż cała reszta wiadomości, bo zamienia propozycję "weź produkt zamiast pieniędzy" w rozmowę o warunkach. Marki usługowe mają tu naturalną przewagę, bo zamiast paczki mogą zaproponować dostęp do własnego produktu, na przykład roczny abonament, kurs albo firmowy pakiet hostingu, co dla twórcy prowadzącego własną stronę bywa wartościowsze niż kolejny przedmiot. Zasady rozliczenia, wyceny i oznaczania takich współprac rozpisaliśmy na stronie współpraca barterowa z influencerami.

Gdzie pisać: wiadomość prywatna czy mail

Zacznij od adresu podanego w bio, jeśli twórca go zostawił, bo to sygnał, że tam chce dostawać propozycje handlowe. Jeśli adresu nie ma, pisz w wiadomości prywatnej, ale licz się z tym, że u twórców z większymi zasięgami skrzynka odbiorcza jest przepełniona i wiadomość od nieobserwowanego konta trafia do zakładki z prośbami.

• Mail z domeny firmowej działa najlepiej: łatwiej odpowiedzieć, łatwiej dołączyć brief, i wygląda poważniej niż wiadomość z konta z trzema postami.
• Wiadomość prywatna na Instagramie sprawdza się przy twórcach nano, którzy czytają wszystko i odpisują szybciej.
• Komentarz pod postem z prośbą o kontakt jest odbierany jako natrętny i obniża szansę na odpowiedź.
• Kontakt przez menedżera pojawia się zwykle powyżej 100 000 obserwujących i wtedy trzeba liczyć się z cennikiem oraz dłuższym procesem.

Niezależnie od kanału, wyślij wiadomość w dzień roboczy rano. To brzmi jak drobiazg, ale przy skrzynce, która zapełnia się w ciągu doby, moment wysyłki realnie wpływa na to, czy wiadomość zostanie przeczytana.

Błędy, przez które twórcy nie odpisują

Zebraliśmy je z rozmów z twórcami z naszej bazy. Wszystkie sprowadzają się do tego samego: wiadomość przerzuca pracę z marki na twórcę.

1. Brak konkretów o wynagrodzeniu. "Prześlij nam swoją ofertę" oznacza, że twórca ma zgadywać budżet i przygotować wycenę dla kogoś, kto może w ogóle nie mieć pieniędzy.
2. Propozycja "współpracy za zasięgi". Obietnica udostępnienia materiału na profilu marki nie jest wynagrodzeniem, chyba że marka ma zasięg wielokrotnie większy niż twórca.
3. Kopiuj wklej bez imienia albo z cudzym imieniem. Widać to natychmiast i przekreśla wiarygodność całej propozycji.
4. Brak terminu. Twórca planuje kalendarz publikacji z wyprzedzeniem, więc bez daty nie może niczego potwierdzić.
5. Żądanie wyłączności w pierwszej wiadomości. Wyłączność w kategorii produktowej to osobne, płatne zobowiązanie, nie darmowy dodatek.
6. Milczenie o prawach do treści, a potem żądanie ich za darmo. Wykorzystanie materiału w reklamie płatnej wymaga osobnych ustaleń i osobnej wyceny.
7. Wysyłka paczki bez uprzedzenia. Niezamówiona przesyłka nie tworzy zobowiązania do publikacji, a marka traci produkt i czas.

Ostatni punkt jest najdroższy przy kampaniach barterowych, bo koszt ponosi się z góry i bez żadnej gwarancji. Dlatego warto ustalić minimum na piśmie, choćby w mailu, zanim cokolwiek wyjedzie z magazynu. Co dokładnie zapisać, wypisaliśmy w poradniku umowa barterowa z influencerem.

Do ilu twórców pisać i co dalej po odpowiedzi

Przy pierwszej kampanii przyjmij, że odpowie mniej więcej co trzeci zaproszony twórca, a warunki dogadasz z połową tych, którzy odpowiedzą. Żeby domknąć dziesięć publikacji, sensownie jest napisać do około sześćdziesięciu dopasowanych profili. Ten odsetek rośnie, gdy wiadomość zawiera konkretną kwotę, i spada, gdy propozycja jest ogólna.

Jeden follow-up po pięciu do siedmiu dniach jest w porządku i realnie odzyskuje część rozmów, bo wiadomości po prostu giną. Drugi follow-up nie ma sensu i psuje wizerunek marki. Przy odmowie warto zapytać o powód, bo odpowiedź często brzmi "termin", a nie "nie", i za dwa miesiące ta sama osoba współpracę przyjmie.

Zanim wyślesz cokolwiek, przefiltruj listę pod kątem realnego zaangażowania, bo pisanie do profili z kupionymi obserwującymi to czysta strata czasu. Jak je rozpoznać, opisaliśmy w tekście jak weryfikować fałszywych obserwujących. Gdy twórca powie tak, wyślij od razu pełny brief zamiast kolejnej wiadomości z pytaniami: strukturę takiego dokumentu rozpisaliśmy w tekście brief kampanii influencerskiej.

Czy da się to zrobić bez wysyłania wiadomości pojedynczo

Da się, i to jest właśnie różnica między szukaniem twórców ręcznie a pracą na platformie. W bazie influencerów filtrujesz profile po niszy, platformie, wielkości i współczynniku zaangażowania, wysyłasz jeden brief do wybranej grupy i zbierasz odpowiedzi w jednym miejscu, zamiast prowadzić sześćdziesiąt osobnych wątków w skrzynce na Instagramie.

Każdy profil ma wyliczony wskaźnik autentyczności, więc lista, do której piszesz, jest już przefiltrowana z kont z kupionymi obserwującymi. Rozliczenie idzie w PLN z fakturą, a wymóg oznaczenia materiału zgodnie z wytycznymi UOKiK dotyczącymi oznaczania reklam jest częścią briefu, więc twórca dostaje instrukcję razem z zakresem współpracy. Jak działa cały proces, opisaliśmy na stronie platformy influencer marketingu, a przy najmniejszych profilach, gdzie odpowiedzi przychodzą najszybciej, warto zajrzeć na stronę o tym, kim jest nano influencer.

Najczęstsze pytania

Jak napisać do influencera o współpracę?

Krótko i konkretnie: jedno zdanie o marce, jedno o tym, dlaczego piszesz akurat do tej osoby, dokładny zakres (format, liczba materiałów, termin), konkretna kwota lub produkt z podaną wartością, forma rozliczenia i pytanie o dostępność. Pięć do ośmiu zdań wystarczy.

Czy podawać budżet w pierwszej wiadomości?

Tak. Wiadomości z konkretną kwotą dostają wyraźnie więcej odpowiedzi, bo twórca od razu wie, czy rozmowa ma sens. Bez kwoty i tak wrócisz do tego tematu, tylko kilka dni później, a część twórców po prostu nie odpisze.

Pisać na Instagramie czy mailem?

Jeśli w bio jest adres mailowy, pisz mailem, bo to sygnał, że tam twórca chce dostawać propozycje handlowe. Jeśli adresu nie ma, wiadomość prywatna jest w porządku, szczególnie przy twórcach nano, którzy odpisują szybciej niż profile z dużymi zasięgami.

Co zrobić, gdy influencer nie odpowiada?

Wyślij jeden follow-up po pięciu do siedmiu dniach i na tym poprzestań. Wiadomości giną w przepełnionych skrzynkach, więc przypomnienie realnie odzyskuje część rozmów, ale drugie ponaglenie działa już tylko na niekorzyść marki.

Do ilu influencerów napisać, żeby domknąć kampanię?

Przyjmij, że odpowie mniej więcej co trzeci zaproszony twórca, a warunki dogadasz z połową odpowiadających. Przy dziesięciu planowanych publikacjach oznacza to około sześćdziesięciu dopasowanych profili na liście wyjściowej.

Czy można wysłać produkt bez wcześniejszych ustaleń?

Można, ale to najdroższy sposób prowadzenia kampanii. Niezamówiona przesyłka nie tworzy po stronie twórcy obowiązku publikacji, więc marka ponosi koszt bez żadnej gwarancji. Ustal zakres i termin mailem, zanim paczka wyjedzie z magazynu.

Jeśli chcesz przestać pisać do twórców pojedynczo, przejrzyj bazę zweryfikowanych mikroinfluencerów i wyślij jeden brief do całej wybranej grupy. Plany dla marek zaczynają się od 149 zł miesięcznie, bez prowizji od budżetu kampanii, a szczegóły znajdziesz w cenniku.