Jak rozliczyć współpracę z influencerem

Współpracę z influencerem rozliczasz na jeden z trzech sposobów, zależnie od tego, kim jest twórca. Jeśli prowadzi działalność gospodarczą, wystawia ci fakturę i to on odprowadza swój podatek. Jeśli nie ma firmy, podpisujesz umowę o dzieło lub umowę zlecenie, a marka jako płatnik pobiera zaliczkę na podatek dochodowy. Jeśli rozliczacie się barterem, czyli produktem za materiał, to również jest przychód twórcy i trzeba go udokumentować. Wybór wariantu ustal przed publikacją, a nie po niej, i zapisz go w dokumencie razem z pozostałymi warunkami: komplet obowiązkowych zapisów zebraliśmy w checkliście umowy z twórcą.

Od czego zależy sposób rozliczenia

Kluczowe pytanie brzmi: czy twórca prowadzi działalność gospodarczą. To ono decyduje o całej reszcie, w tym o tym, kto odprowadza podatek i jakie dokumenty musisz mieć w księgowości. Drugie pytanie dotyczy formy wynagrodzenia: gotówka czy barter. Barter zaskakuje najwięcej marek, bo w potocznym rozumieniu wydaje się darmowy, a podatkowo jest zwykłym przychodem.

Poniżej trzy najczęstsze sytuacje i to, co realnie musisz zrobić w każdej z nich. Traktuj to jako mapę, a szczegóły dopnij z własną księgowością, bo indywidualne przypadki potrafią się różnić.

Twórca z działalnością wystawia fakturę

To najwygodniejszy wariant dla marki. Twórca wystawia fakturę za usługę reklamową lub marketingową, ty ją opłacasz i wrzucasz w koszty firmy, a rozliczenie podatku leży po jego stronie. Twoim jedynym obowiązkiem jest sprawdzenie, czy dane na fakturze się zgadzają i czy zakres usługi opisuje to, co faktycznie powstało.

Warto, żeby faktura albo dołączona umowa opisywała konkretnie zakres: liczbę publikacji, platformy, prawa do wykorzystania materiału i termin. Sama pozycja usługa marketingowa bez opisu bywa problematyczna przy kontroli. Co powinno znaleźć się w takiej umowie, rozpisaliśmy w poradniku umowa z influencerem.

Zdarza się, że twórca prowadzi firmę, ale przelew od marki spływa z dużym opóźnieniem, bo terminy płatności w reklamie potrafią być długie. To normalny problem płynności i twórca nie musi biernie czekać: niezapłaconą fakturę można wystawić na sprzedaż i szybciej odzyskać gotówkę, zamiast zamrażać ją na 60 dni. Dla marki wniosek jest prosty: uczciwy, krótki termin płatności to argument w negocjacjach z lepszymi twórcami.

Twórca bez działalności na umowie o dzieło lub zlecenie

Gdy twórca nie ma firmy, to marka staje się płatnikiem. Oznacza to, że podpisujesz umowę cywilnoprawną, wypłacasz wynagrodzenie pomniejszone o zaliczkę na podatek dochodowy i odprowadzasz tę zaliczkę do urzędu, a po roku wystawiasz twórcy odpowiedni formularz. To brzmi formalnie, ale w praktyce robi to za ciebie księgowość, jeśli tylko dostarczysz podpisaną umowę.

Umowa o dzieło pasuje, gdy zamawiasz konkretny, jednorazowy rezultat, na przykład zestaw zdjęć albo film. Jeśli twórca przenosi na markę prawa autorskie do tego materiału, do części honorarium można zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu, co obniża podatek. To jeden z powodów, dla których warto w umowie jasno rozdzielić wynagrodzenie za wykonanie i za prawa.

Umowa zlecenie pasuje, gdy chodzi o działanie rozłożone w czasie albo powtarzalne, na przykład prowadzenie serii publikacji przez miesiąc. Zlecenie częściej niż dzieło wiąże się z obowiązkami wobec ZUS, dlatego status twórcy (student, etat gdzie indziej) wpływa na wysokość składek. To detal, który zawsze warto potwierdzić z księgowością przed podpisaniem.

Barter, czyli produkt za materiał, to też przychód

Barter jest legalny i popularny, zwłaszcza przy nano influencerach, ale nie jest darmowy podatkowo. Wartość produktu, który przekazujesz twórcy w zamian za publikację, stanowi jego przychód, tak samo jak gdyby dostał gotówkę. Dlatego przy barterze też potrzebujesz umowy, która wycenia świadczenie obu stron: ile jest wart produkt i co dokładnie twórca w zamian tworzy.

W praktyce oznacza to, że do współpracy barterowej podchodź tak samo poważnie jak do płatnej. Spisz wartość, zakres i prawa. Bez tego przy większej skali barteru narażasz obie strony na kłopot, a twórca może nie wiedzieć, że powstał u niego przychód do rozliczenia. Komplet zapisów oraz skutki podatkowe po obu stronach rozpisaliśmy osobno w tekście umowa barterowa z influencerem, a cały model współpracy na stronie współpraca barterowa z influencerami.

Kto odpowiada za oznaczenie reklamy

Niezależnie od formy rozliczenia zostaje obowiązek, o którym marki zapominają najczęściej: oznaczenie materiału jako reklamy. To obowiązek zarówno twórcy, jak i marki, bo to marka jest beneficjentem przekazu. Nieoznaczona płatna współpraca, także barterowa, to kryptoreklama, którą UOKiK traktuje jako nieuczciwą praktykę rynkową. Zasady zebraliśmy w tekście oznaczanie reklam według UOKiK.

Obowiązek oznaczenia najlepiej zapisać wprost w umowie i briefie, zamiast zakładać, że twórca sam wie, jak to zrobić. Przy twórcach, którzy robią pierwszą płatną współpracę w życiu, to założenie jest wręcz ryzykowne.

Najczęstsze pytania

Jak rozliczyć współpracę z influencerem bez działalności gospodarczej

Podpisujesz z twórcą umowę o dzieło lub umowę zlecenie, wypłacasz wynagrodzenie pomniejszone o zaliczkę na podatek dochodowy i jako płatnik odprowadzasz tę zaliczkę do urzędu. Po roku wystawiasz twórcy odpowiedni formularz PIT. W praktyce obsługuje to twoja księgowość na podstawie podpisanej umowy.

Czy barter z influencerem trzeba rozliczyć

Tak. Wartość produktu przekazanego twórcy w zamian za publikację jest jego przychodem, więc barter nie jest darmowy podatkowo. Potrzebujesz umowy, która wycenia produkt i opisuje, co twórca tworzy w zamian. Do współpracy barterowej podchodź tak samo formalnie jak do płatnej.

Czy influencer musi mieć działalność, żeby wystawić fakturę

Tak, fakturę wystawia twórca prowadzący działalność gospodarczą. Jeśli jej nie ma, rozliczacie się umową o dzieło lub zlecenie, gdzie płatnikiem podatku jest marka. Część twórców korzysta też z działalności nierejestrowanej, ale wtedy również nie wystawia klasycznej faktury VAT.

Jaka umowa z influencerem jest najlepsza

Zależy od zakresu. Do jednorazowego materiału z przeniesieniem praw pasuje umowa o dzieło, która pozwala zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu. Do działań rozłożonych w czasie lepsza jest umowa zlecenie. Przy twórcy z firmą wystarczy faktura z dobrze opisanym zakresem i prawami do materiału.

Zbierz to w jednym miejscu

Rozliczenie jest prostsze, gdy od początku wiesz, z kim pracujesz i na jakich zasadach. W naszej platformie znajdziesz twórców z policzonym zaangażowaniem, ustalisz zakres i warunki w briefie, a formę współpracy dopniesz zanim ruszy publikacja. Zobacz, jak wygląda cały proces na stronie współpraca z influencerami, i przejrzyj dostępnych twórców w bazie influencerów.